Cuál es el procedimiento para abordar las desviaciones

El control de política es fundamental para asegurar que las operaciones y decisiones de una organización se alineen con sus objetivos estratégicos, regulaciones internas y externas, y estándares de rendimiento. Sin un sistema robusto de control, se corre el riesgo de ineficiencias, incumplimientos legales, pérdidas financieras, y una erosión general de la confianza. Este procedimiento detalla los pasos a seguir cuando se identifica una desviación de la política establecida, asegurando una respuesta rápida y eficaz para mitigar posibles daños y prevenir futuras incidencias.

La identificación temprana de cualquier desviación es clave para una gestión proactiva. Este documento tiene como objetivo establecer un proceso claro y documentado, eliminando la ambigüedad y garantizando que todos los empleados comprendan sus responsabilidades en la detección y corrección de cualquier actividad que se desvíe de lo acordado. La transparencia y la comunicación son pilares esenciales de este procedimiento, permitiendo una colaboración eficiente entre los diferentes departamentos y niveles jerárquicos.

Identificación y Reporte de la Desviación

La primera etapa en el proceso de abordar las desviaciones es la identificación de la misma. Esto puede ocurrir a través de diversas fuentes: auditorías internas, revisiones de desempeño, quejas de empleados, informes de cumplimiento, o incluso, en algunos casos, detección automática mediante sistemas de monitoreo. Es crucial que todos los empleados estén capacitados para reconocer una desviación y sepan cómo reportarla de manera segura y confidencial.

El reporte debe ser claro, conciso y detallado, incluyendo la naturaleza de la desviación, la fecha y hora en que se observó, el área o departamento involucrado, y cualquier evidencia de soporte disponible. Se recomienda utilizar un formulario de reporte estandarizado para asegurar que se recopile toda la información necesaria y se facilite el seguimiento. La accesibilidad a este formulario debe ser simple y universal, fomentando una cultura de reporte.

Para garantizar la integridad del proceso, se debe establecer un canal de reporte seguro y confidencial, preferiblemente a través de un sistema de gestión de riesgos o un punto de contacto designado dentro de la organización. Los empleados deben estar protegidos contra represalias por reportar de buena fe cualquier desviación que observen, lo cual refuerza la confianza y fomenta una cultura de cumplimiento.

Evaluación y Análisis de la Desviación

Una vez reportada, la desviación debe ser evaluada y analizada para determinar su significancia. Se debe evaluar la gravedad de la desviación, su potencial impacto en la organización, y la probabilidad de que se repita. Esta evaluación debe ser realizada por un equipo multidisciplinario, que incluya representantes de áreas como cumplimiento, riesgo, legal, y la área afectada por la desviación.

La evaluación debe considerar tanto los aspectos cuantitativos (como las pérdidas financieras o los riesgos legales) como los cualitativos (como el daño a la reputación o la pérdida de confianza de los clientes). Se deben analizar las causas subyacentes de la desviación para identificar las debilidades en los procesos, la cultura o la formación. El análisis no debe limitarse a la desviación específica, sino que debe buscar patrones o tendencias que puedan indicar problemas sistémicos.

Es importante documentar la evaluación y el análisis de manera exhaustiva, incluyendo los criterios utilizados, las conclusiones alcanzadas y las recomendaciones para la acción correctiva. Esta documentación servirá como base para la toma de decisiones y para el seguimiento del progreso en la resolución de la desviación.

Implementación de Acciones Correctivas

Después de evaluar la desviación, se deben implementar acciones correctivas para abordar la causa raíz y prevenir futuras incidencias. Estas acciones pueden incluir cambios en los procesos, la formación de los empleados, la actualización de las políticas, la mejora de los controles, o la implementación de nuevas tecnologías.

La selección de las acciones correctivas debe estar basada en el análisis de la desviación y en las mejores prácticas de la industria. Es fundamental involucrar a los empleados afectados en la identificación y el diseño de las acciones correctivas, para asegurar su aceptación y su implementación efectiva. La priorización de las acciones debe basarse en la probabilidad y el impacto potencial de la desviación.

La implementación de las acciones correctivas debe ser monitorizada de cerca para evaluar su efectividad y realizar ajustes si es necesario. Se debe establecer un cronograma para la implementación de las acciones correctivas y se debe comunicar el progreso a las partes interesadas. La evaluación continua es clave para asegurar que las acciones correctivas están logrando sus objetivos.

Seguimiento y Monitoreo de la Desviación

Una vez implementadas las acciones correctivas, es esencial realizar un seguimiento y un monitoreo continuo de la desviación para asegurar que se han resuelto de manera efectiva. Se debe establecer un sistema de indicadores clave de rendimiento (KPIs) para medir el progreso en la resolución de la desviación y para detectar cualquier signo de recurrencia.

El seguimiento y el monitoreo deben incluir la revisión periódica de los procesos, la realización de auditorías internas, y la recopilación de feedback de los empleados. Se debe mantener un registro de todas las acciones correctivas implementadas y de su efectividad. Es importante documentar cualquier desviación que persista o que se repita.

Finalmente, se debe realizar una revisión del proceso de control de política para identificar áreas de mejora y para asegurar que el procedimiento para abordar las desviaciones sea actualizado y relevante. La adaptación al cambio y la mejora continua son esenciales para mantener la efectividad del sistema de control.

Conclusión

Este procedimiento proporciona una estandarización para la gestión de desviaciones, garantizando que se aborden de forma sistemática, proactiva y con el objetivo de proteger la integridad de la organización. La clave reside en la capacitación continua de los empleados, la promoción de una cultura de cumplimiento y la transparencia en la comunicación de cualquier irregularidad.

La implementación y el cumplimiento de este procedimiento no solo minimizan los riesgos y las sanciones, sino que también fortalecen la cultura de la organización, promoviendo la ética, la responsabilidad y el compromiso con los objetivos estratégicos. Un control de política eficaz, implementado y monitoreado correctamente, es una inversión fundamental para el éxito a largo plazo y la sostenibilidad de la empresa.